De nos jours, la production et le transfert de documents prennent une place importante dans les relations commerciales. En effet, la transformation numérique des entreprises a modifié certaines habitudes en ce qui concerne l’échange de documents. Factures, bulletins de salaire, contrats clients, documents douaniers, le format papier tend à disparaitre. Quel que soit le secteur d’activité, la dématérialisation des documents est un indispensable aujourd’hui. Mais concrètement qu’est-ce que c’est que la dématérialisation des documents ?

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation des documents peut être abordée selon 2 concepts phares :

  • Le processus informatique grâce auquel un document papier va être transformé en document numérique.
  • La création d’un système d’information électronique qui tient lieu de stockage et qui facilite l’accès et l’échange de document.

Ainsi, par définition, la dématérialisation d’un document, au sein par exemple d’une PME, traduit autant l’acte de numériser un document papier que celui de la transformation globale du process pour partager l’information.

En effet, le processus de dématérialisation, outre le fait de faciliter l’échange de documents avec un client ou un salarié, facilite aussi l’archivage dans une entreprise. À l’heure actuelle, entre la quête du zéro déchet, les pandémies, les conflits ou la généralisation du télétravail, la dématérialisation se généralise. Touchant autrefois principalement les entreprises du tertiaire, elle s’étend aujourd’hui à toutes les entreprises, favorisée par un renforcement de sa valeur légale. Il n’est pas rare maintenant de voir un document juridique stocké sur le cloud ou faire l’objet d’une signature électronique.

Une dématérialisation qui s’étend à tous les services

Grâce à un développement sur-mesure des solutions de dématérialisation, la mise en place du traitement électronique des documents touche tous les services. Ainsi, le secrétariat d’une PME peut dématérialiser ses commandes fournisseurs, envoyer un devis au format électronique ou encore numériser un document commercial pour le faire suivre à un client.

Avec le développement sur-mesure d’un logiciel de gestion, la dématérialisation des documents prend toute son ampleur. En effet, les possibilités de traitement numérique de documents sont multiples et permettent de nombreux projets :

  • Traitement des documents envoyés en format papier pour permettre l’extraction d’information en se basant sur une reconnaissance documentaire.
  • Dématérialisation et traitement automatique du courrier (logiciels GEC).
  • Possibilité de dématérialiser une facture fournisseur ou des notes de frais.
  • Augmenter la sécurité des flux RH comme les bulletins de paie.
  • Garantir la conformité et la valeur d’un contrat ou d’un document grâce à la signature électronique.

Les solutions pour une entreprise ne manquent pas et le traitement des données au format numérique n’offre que des avantages.

Quels sont les avantages d’une dématérialisation ?

Pour une entreprise, les avantages d’une dématérialisation sont autant financiers, pratiques, qu’éthiques. En effet, le traitement électronique des documents permet une meilleure gestion de ceux-ci, et facilite l’archivage, mais pas seulement.

Une augmentation de productivité

Une entreprise qui dématérialise ses documents et qui traite ses données au format numérique augmente considérablement sa productivité. En effet, une solution numérique permet de :

  • optimiser la gestion des données via un outil performant : réduction du coût de traitement de 90 %, réduction de moitié du temps de traitement, baisse du nombre de retards de paiement des factures ;
  • modifier les documents plus rapidement et depuis n’importe où : grâce au stockage sur le cloud il est possible d’accéder et de modifier un document avec un simple code d’accès sans être présent dans l’entreprise.

L’amélioration de la productivité en passe nécessairement par un logiciel adapté. Ainsi, les solutions de logiciel SaaS Pepperbay sont conçues pour répondre parfaitement à vos besoins et à vos activités.

Une réduction des coûts

Opter pour une solution de dématérialisation permet sans conteste de diminuer les coûts. En effet, la gestion électronique des documents offre un gain financier sur les éléments suivants :

  • Réduction des achats de consommables : papiers, cartouches d’encre.
  • Réduction des frais de location ou d’achat d’imprimantes.
  • Diminution des frais d’envoi, et d’acheminement des documents désormais transmis via messagerie électronique.

Valoriser votre image auprès des clients

La qualité de gestion des documents est primordiale pour les clients. Ils jugent les entreprises sur le respect d’une norme, mais aussi sur la fiabilité des informations transmises. Ainsi, vos clients feront beaucoup plus confiance à une entreprise qui :

  • garantit la fiabilité des données : logiciel de suivi des modifications des documents, remontée des mises à jour, indication des versions,
  • s’engage dans une démarche éco-responsable en tendant vers le zéro déchet et en limitant le papier et les consommables,
  • préserve la planète avec la réduction de son impact carbone.

La continuité des activités de l’entreprise

Le dernier avantage d’un système de dématérialisation de document est qu’il garantit la fluidité des activités d’une entreprise. En effet, en limitant le formats papier des documents et en favorisant les formats numériques les activités de l’entreprise ne sont jamais arrêtées :

  • Possibilité de consulter en permanence les documents liés à un projet y compris en cas d’absence d’un salarié.
  • Accès rapide aux données grâce à un archivage électronique de celles-ci et en facilitant le traçage et la consultation.
  • Suppression des stockages de documents aux archives. Ceci permet de libérer de l’espace et de retrouver beaucoup plus facilement une information.

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