De nos jours, la production et le transfert de documents prennent une place importante dans les échanges commerciaux. En effet, la transformation numérique des entreprises a modifié certaines habitudes en ce qui concerne l’échange de documents. Factures, bulletins de salaire, contrats clients, documents douaniers, le format papier tend à disparaître. Quel que soit le secteur d’activité, la dématérialisation est un indispensable aujourd’hui. Mais concrètement c’est quoi la dématérialisation des documents ?
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
Cette dématérialisation peut être abordée selon 2 concepts phares :
- Le processus informatique grâce auquel un document en format papier va être transformé en document numérique.
- La création d’un système d’archivage électronique (SAE) qui tient lieu de stockage et qui facilite l’accès et l’échange de documents.
Ainsi, par définition, la dématérialisation d’un document, au sein par exemple d’une PME, traduit autant l’acte de numériser des documents papier que celui de la transformation globale du processus pour partager l’information.
En effet, le processus de dématérialisation, outre le fait de faciliter les échanges de documents et d’informations avec un client ou un salarié, facilite aussi l’archivage dans une entreprise. La conservation des ressources documentaires s’effectue par la mise en place d’un SAE acronyme de système d’archivage électronique. Ce process informatisé permet de stocker, de gérer et de retrouver des documents électroniques de manière durable et en toute sécurité.
À l’heure actuelle, entre la quête du zéro déchet, les pandémies, les conflits ou la généralisation du télétravail, la dématérialisation se généralise. Touchant autrefois principalement les entreprises du tertiaire, elle s’étend aujourd’hui à toutes les entreprises (secteurs privé et public) favorisée par un renforcement de sa valeur légale. Il n’est pas rare maintenant de voir un document juridique stocké sur le cloud ou faire l’objet d’une signature électronique.
Une dématérialisation qui s’étend à tous les services
Grâce à un développement sur-mesure des outils de dématérialisation, la mise en place du traitement électronique des documents touche tous les services. Ainsi, une entreprise quelque soit sa taille peut dématérialiser ses commandes fournisseurs, envoyer des devis électroniques ou encore numériser un document commercial pour le faire suivre à un client.
Avec un logiciel de gestion spécifique ou un développement sur-mesure, la dématérialisation des documents prend toute son ampleur. En effet, les possibilités de numérisation des documents administratifs sont multiples et permettent de nombreux projets :
- Traiter des documents papier pour permettre l’extraction d’information en se basant sur une reconnaissance documentaire.
- Dématérialiser de façon automatique le courrier (logiciels GEC).
- Dématérialiser une facture fournisseur ou des notes de frais.
- Augmenter la sécurité des flux RH comme les bulletins de paie.
- Garantir la conformité et la valeur d’un contrat ou d’un document grâce à la signature électronique.
Quels sont les enjeux pour le business de demain
Depuis 2020 et l’obligation de la facture électronique pour les marchés publics, le numérique s’impose en France. En effet, la transition digitale s’installe dans de nombreux secteurs tels que : la comptabilité, les ressources humaines, les services d’achat vente, le domaine juridique. Qu’il s’agisse des entreprises du secteur privé , d’organismes publics, la dématérialisation présente des enjeux spécifiques pour le business de demain.
Selon une étude de Gartner France, jusqu’à de 3% du CA annuel est dédié au papier dans une société . Ainsi, la dématérialisation des processus administratifs constitue des gains économiques très importants. Ils s’expliquent par une diminution des coûts liés à l’impression et l’achat de papier. Il s’ensuit d’une amélioration des performances et des gains de productivité.
Un autre enjeu concerne l’état de la relation client. Même si les échanges numériques s’intensifient, il faut veiller à conserver une certaine satisfaction client. Celle-ci peut s’effectuer via des moyens de gestion intuitifs et ergonomiques.
Toutefois, l’intégration d’une plateforme digitale nécessite de mobiliser l’ensemble des ressources et acteurs. Il est nécessaire de mener une étude puis une analyse des ressources existantes. En parallèle, il convient d’effectuer des formations dédiées aux acteurs (salariés, managers, dirigeants) qui utiliseront ces process.
Quels sont les avantages d’une dématérialisation ?
Pour une entreprise, les intérêts d’une dématérialisation et d’une GED sont autant financiers, pratiques, qu’écologique. En effet, le traitement électronique des documents permet une meilleure gestion de ceux-ci, et facilite l’archivage, mais pas seulement.
Une augmentation de productivité
Une entreprise qui dématérialise ses documents et qui traite ses données au format numérique augmente considérablement sa productivité. En effet, un outil numérique permet de :
- optimiser la gestion des données via un outil performant : réduction du coût de traitement de 90 % , réduction de moitié du temps de gestion, baisse du nombre de retards de paiement des factures ;
- modifier les documents plus rapidement et depuis n’importe où : grâce au stockage sur le cloud il est possible d’accéder et de modifier un document avec un simple code d’accès sans être présent dans l’entreprise.
L’amélioration de la productivité passe nécessairement par un logiciel adapté. Ainsi, les solutions de logiciel SaaS Pepperbay sont conçues pour répondre parfaitement à vos besoins et à vos activités.
Une réduction des coûts
Opter pour une solution de dématérialisation permet sans conteste de diminuer les coûts grâce aux gains financiers sur les éléments suivants :
- Réduction des achats de consommables : papiers, cartouches d’encre.
- Réduction des frais de location ou d’achat d’imprimantes.
- Diminution des frais d’envoi, et d’acheminement des documents désormais transmis via messagerie électronique.
Valoriser votre image auprès des clients
Une GED aboutie est primordiale pour l’état de la relation client. Les clients jugent les entreprises sur le respect d’une norme, mais aussi sur la fiabilité des informations transmises. Ainsi, votre clientèle fera beaucoup plus confiance à une organisation qui :
- garantit la fiabilité des données : logiciel de suivi des modifications des documents, remontée des mises à jour, indication des versions, assure un hébergement sécurisé
- s’engage dans une démarche éco-responsable en tendant vers le zéro déchet et en limitant le papier et les consommables,
- préserve la planète avec la réduction de son impact carbone.
La continuité des activités de l’entreprise
Le dernier avantage qu’offre un SAE (système d’archivage des documents) est la garantie de la fluidité des activités d’une entreprise. En effet, en limitant les formats papier des documents et en favorisant les formats numériques, les activités de l’entreprise ne sont jamais arrêtées :
- Possibilité de consulter en permanence les documents liés à un projet y compris en cas d’absence d’un salarié.
- Accès rapide aux données grâce à un archivage électronique de celles-ci et en facilitant le traçage et la consultation.
- Suppression des stockages de documents aux archives. Ceci permet de libérer de l’espace et de retrouver beaucoup plus facilement une information.
Quels documents dématérialiser ?
Pour s’adapter aux évolutions de son marché et gagner en productivité, une entreprise a tout intérêt d’opter pour la dématérialisation. Cependant en amont faut s’assurer que la numérisation puisse s’effectuer sans nuire à la validité juridique, la confidentialité ou l’intégrité des documents.
La liste des documents pouvant être numérisés n’est pas exhaustive. Nous pouvons citer :
- les factures et bons de commandes
- les devis
- les contrats (dont la signature)
- les bulletins de salaire
- les cahiers des charges
- les tickets clients
- le tickets restaurants
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