Quels sont les critères pour choisir un logiciel de gestion ?
Centralisation des données, gains de temps et de productivité, optimisation des process… Les avantages des logiciels de gestion ne sont plus à prouver. La digitalisation des processus est désormais essentielle en entreprise. Pour répondre à une demande croissante, le marché des logiciels offre un large choix de solutions. Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises en France font le choix d’une solution en mode SaaS ou d’un développement sur mesure.
Mais parmi toutes les offres, comment choisir LA solution de gestion adaptée à mon activité ? Sur quels critères se baser ? Comment estimer mes besoins ? Pourquoi choisir le logiciel SaaS ? Réponses et conseils de nos experts dans cet article.
Avez-vous besoin d’un logiciel métier (ERP, CRM, WMS…) ?
Pour savoir si vous avez besoin d’un logiciel métiers, il est judicieux de se poser les questions suivantes :
- Vos processus métiers sont-ils complexes et/ou répétitifs ?
- Vos données sont-elles dispersées dans plusieurs fichiers, incomplètes et/ou difficiles à analyser ?
- Manquez-vous de visibilité sur votre activité ?
- La communication entre les collaborateurs est-elle difficile ?
Si vous rencontrez une de ces problématiques, c’est qu’il est nécessaire d’opter pour une solution de gestion. Parmi elles, nous retrouvons les logiciels métiers.
Un logiciel métier est conçu pour répondre aux besoins spécifiques d’un secteur d’activité (négoce, industrie agroalimentaire, distribution etc.).
Parmi les solutions disponibles, nous pouvons aussi citer l’ERP, un format plus généraliste. Ce logiciel de gestion d’entreprise centralise et automatise les processus et les informations de l’entreprise. Il est composé de fonctionnalités qui couvrent l’ensemble des activités de l’entreprise, tels que la comptabilité, la production, les achats/ventes, la logistique, etc. Il peut également inclure un CRM (Customer Relationship Management), logiciel dédié à la relation client.
Gain de temps et de productivité, suivi des KPIs, amélioration de la sécurité des données, meilleure gestion des coûts… L’intégration d’un outil de gestion offre de nombreux avantages aux entreprises. Toutefois, il est important de choisir le bon logiciel pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité.
Comment estimer vos besoins logiciel ?
Qu’il s’agisse de l’intégration ou du remplacement d’un système peu récent, le choix d’un logiciel métier (ERP, CRM, WMS…) est une étape cruciale et déterminante. En effet, un outil ne répondant pas à vos véritables besoins, n’apporte aucune valeur ajoutée à l’entreprise. Mais alors comment définir ses besoins ?
Quels sont vos besoins fonctionnels ?
Pour rappel, l’expression de vos besoins fonctionnels définit ce qu’un système doit faire. En d’autres termes, ils spécifient une fonction, un comportement ou une action que l’outil doit exécuter. Cela permet également de déterminer si l’organisation a besoin de développer un module spécifique à une solution existante ou d’intégrer un logiciel complet. Définir les besoins nécessite de suivre plusieurs étapes.
Déterminer les problématiques rencontrées
Lorsqu’une entreprise souhaite s’équiper d’un outil technique, c’est généralement pour résoudre un problème rencontré par ses équipes. Ces dysfonctionnements peuvent découler d’un manque d’organisation ou de synchronisation des données, d’une absence d’outils collaboratifs ou d’une mauvaise gestion documentaire, par exemple. Il convient donc d’identifier les points de douleurs rencontrés par vos collaborateurs dans l’exécution de leurs tâches au quotidien (souvent liés aux informations et données: accès, fiabilité, partage…).
S’intéresser aux parties prenantes de l’organisation
La définition des besoins fonctionnels d’un outil technique nécessite de recueillir les avis des collaborateurs, utilisateurs potentiels et de la direction. Il est également conseillé de s’intéresser aux retours de vos clients. Cette étape est essentielle pour préciser les objectifs du projet.
Définir les coûts et les ressources
Évaluez les coûts et les ressources nécessaires pour développer le logiciel, y compris le personnel, le temps et les outils. Tenez compte des coûts de développement, de test, de maintenance, etc.
Ce travail de définition de vos besoins correspond à l’élaboration de votre cahier des charges 👇🏻
Pepperbay vous aide à construire votre cahier des charges
Le cahier des charges est, dans un contrat informatique ou un projet informatique, le document dans lequel le client exprime ses besoins. Il y exprime les caractéristiques fonctionnelles et techniques attendues de la solution informatique. C’est un document de référence, établi entre le fournisseur de logiciel et le client, qui facilite le suivi du projet. Il se construit suivant plusieurs étapes.
Comment remplir le cahier des charges
Pour rédiger le cahier des charges, nous vous conseillons de vous intéresser aux avis et besoins des keys users (utilisateurs clés) qui utiliseront la solution. Ces dernier·ère·s ont des connaissances métiers approfondies en plus d’une bonne vision fonctionnelle. Ils pourront vous aider à définir vos besoins réels. Il vous faut par la suite, définir les éléments suivantes :
Contexte & historique
Nous vous recommandons pour cette étape de lister les problèmes actuels de gestion de l’entreprise. Vous pouvez également répertorier les solutions déjà utilisées et leurs limites.
Les objectifs à atteindre
Les objectifs doivent être clairement formulés et partagés à l’ensemble des parties prenantes du projet. Avoir connaissance des objectifs renforce la communication entre les acteurs concernés et favorise un déploiement plus rapide de la solution.
Les fonctions de la solution
Ici, nous vous recommandons de lister les modules et fonctionnalités souhaités en fonction de vos objectifs. Il peut s’agir de la gestion des ventes ou des achats, de l’intégration avec des systèmes d’information différents… Afin d’avoir plus de couvrir l’ensemble des besoins d’une entreprise, il est préférable d’opter pour le développement sur mesure.
Les contraintes techniques
Un logiciel doit prendre en compte vos contraintes fonctionnelles. Ces problématiques concernent notamment l’intégration avec le reste du système d’information (SI), la sécurité de la solution, les ressources etc. Indiquez ici les solutions logicielles tierces à intégrer, les normes de sécurité ou encore les spécificités des droits d’accès des utilisateurs.
Le planning
Établissez le planning global du projet, détaillant les étapes clés, les échéances et les ressources nécessaires. Il est important de préciser la disponibilité des ressources et la date de mise en production souhaitée.
Les clauses légales
Il faut ici clarifier la responsabilité de chacun et les conditions relatives au déploiement de l’outil choisi.
Un développement Saas évolutif et sécurisé
Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont fait le choix du SaaS. Mais en quoi cela consiste ?
Développement Saas
Un logiciel SaaS (software as a service) est une application hébergée sur les serveurs d’un fournisseur et disponible pour les clients qui souscrivent un abonnement via le cloud. Il s’agit généralement d’un abonnement « tout compris » qui inclut les services souscrits, la maintenance, les mises à jour et même la formation utilisateurs. L’un des avantages de cette solution 100% en ligne est sa disponibilité. Les utilisateurs ont la possibilité de se connecter à tout moment, de n’importe quel support à condition d’avoir une connexion internet. De plus, un logiciel SaaS évolue au même rythme que le marché, cela permet aux entreprises d’utiliser des outils conformes et d’obtenir de nouvelles fonctionnalités sans avoir à s’en préoccuper. Enfin, en termes de coûts, le mode SaaS est plus avantageux qu’un outil classique. Le service étant accessible via un abonnement sur le cloud, les entreprises sont dispensées d’investir dans des ressources et matériels informatiques.
Hébergement sécurisé
Lorsque vous utilisez des applications hébergées dans le cloud, vous confiez la responsabilité de la sécurité de vos données à un tiers. Il est donc indispensable de choisir un fournisseur qui propose des services de sécurité fiables et efficaces. Chez Pepperbay, la sécurité des données de nos utilisateurs n’est pas une option ! Nos logiciels de gestion sont hébergés dans le cloud privé de Pepperbay System qui dispose de son propre datacenter situé en France et certifié ISO 27001 – HDS.
Conformité RGPD
Les entreprises qui collectent ou traitent des données à caractère personnel de résidents de l’Union européenne doivent se conformer au règlement général sur la protection des données. En application depuis mai 2018, le RGPD vise à protéger la vie privée des personnes. Ainsi, toutes les entreprises doivent être en mesure de garantir la protection des données personnelles des utilisateurs et de respecter leurs droits des utilisateurs.