La digitalisation est de plus en plus présente dans notre quotidien, tant au niveau personnel que professionnel. Du courrier à l’ e-mail, du shopping en boutique au e-commerce avec un paiement en ligne…L’essor du numérique a engendré la dématérialisation de nombreuses pratiques et les factures ne dérogent pas à la règle. Plus écologique, plus fiable, plus économique, la dématérialisation des factures offre de nombreux avantages aux entreprises. Outre les aspects bénéfiques, la facture dématérialisée va prochainement être obligatoire pour les entreprises. Cette réforme s’accompagne d’un essor de solutions numériques permettant aux entreprises d’anticiper l’évolution des systèmes de facturation. Du logiciel de gestion au développement sur mesure, quelle solution choisir ? En quoi consiste cette réforme et quels en sont les avantages ? Pepperbay vous explique dans cet article.
Faciliter la gestion des factures fournisseurs
Entrepreneur, TPE/PME, grande entreprise, industrie, services etc chaque entreprise faisant appel à des fournisseurs est concerné par la dématérialisation des factures. Au-delà de la dimension légale de l’e-facturation, cette transition numérique permet de faciliter un certain nombre de secteurs.
Faciliter la gestion comptable
Gérer les opérations de comptabilité peut rapidement devenir complexe et fastidieux. L’automatisation des processus dans ce contexte est incontournable. En effet, la dématérialisation des factures fournisseurs simplifie la gestion comptable en automatisant les tâches récurrentes. Ainsi, les risques d’erreurs sont limités et les processus de traitement des factures plus rapides.
Gestion fiscale
La facture fournisseur permet de justifier les achats de biens et services et de déduire la TVA. Ce document essentiel doit respecter des obligations fiscales ( mentions obligatoires, archivage des factures pendant 10 ans, transmettre les données de facturation dématérialisée à l’administration fiscale). La dématérialisation est un moyen de simplifier la fiscalité. Elle offre une meilleure traçabilité des données financières. Avec la dématérialisation, les données fiscales sont centralisées sur une plateforme ce qui réduit les risques d’erreurs et facilite la conformité aux réglementations De plus, le suivi en temps réel permet de mieux anticiper les obligations fiscales et de préparer les déclarations plus rapidement.
Fonction commerciale
Validation des transactions, contrôle des coûts,suivi de la relation fournisseurs, indicateur de performance … La facture d’achat est un outil indispensable au service commercial. Toutefois, ces rôles multiples impliquent un contrôle précis et minutieux des documents de facturation. Dans ce contexte, l’intégration d’une solution dédiée à la dématérialisation des factures est inévitable pour assurer le bon fonctionnement de la fonction commerciale.
La dématérialisation des factures : quelles obligations légales ?
L’article 26 de la loi de finances 2020 indique que toutes les factures des transactions entre assujettis à la TVA soient émises sous format électronique d’ici 2026. Les données et les informations présentes sur les factures fournisseurs seront alors transmises à l’administration en vue d’être contrôlées. Cette loi concerne l’ensemble des entreprises françaises.
Quelles sont vos obligations en matière de gestion des factures fournisseurs ?
L’obligation de facturation électronique en France est progressive selon, la taille des entreprises. Cependant cette obligation interviendra à partir de 2026 pour les entreprises françaises assujetties à la TVA.
Plateforme de transmission
Les factures électroniques doivent être transmises via une plateforme de dématérialisation partenaire de la Direction générale des Finances publiques (DGFiP). Le portail Chorus Pro est la plateforme publique de référence pour la facturation électronique en France. Il peut également s’agir de plateformes privées certifiées par l’administration fiscale.
Formats de factures
Les factures électroniques doivent être émises dans un format standardisé, tel que Factur-X ou UBL.
Sanctions
Le non-respect de cette réglementation peut entraîner des sanctions, telles que des amendes importantes.
Facturation électronique : la réforme 2026
Initialement prévue pour 2024 c’est finalement à partir du 1er septembre 2026 que toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques. Cette réforme répond à différents objectifs. Elle permet de moderniser la gestion des factures, réduire les coûts et lutter contre la fraude fiscale. Les entreprises devront utiliser une plateforme de dématérialisation pour envoyer et recevoir leurs factures électroniques. (portail chorus pro ou plateformes privées certifiées par l’Etat.
Dématérialisation des factures : quels enjeux pour les entreprises ?
La dématérialisation des factures présente plusieurs enjeux pour les entreprises de la PME ou grand groupe. Tout d’abord, elle offre des avantages significatifs en termes d’efficacité et de productivité. En effet, l’utilisation du format électronique permet de réduire les délais de traitement ce qui influence la satisfaction client. Ce traitement plus rapide des factures permet également de fluidifier les flux de trésorerie.Toutefois, toute digitalisation implique des investissements dans des solutions technologiques adaptées. A cela s’ajoute la nécessité de former le personnel de l’organisation à l’utilisation de ces outils dans l’objectif d’assurer la réussite de cette transition numérique. De plus, la conformité aux réglementations en matière de facturation électronique est essentielle pour éviter les sanctions et les litiges juridiques.
Pourquoi le choix de votre logiciel de facturation est déterminant pour votre entreprise
Le choix du logiciel de facturation est un élément crucial dans la mise en œuvre d’une stratégie de dématérialisation des factures. Il est essentiel de sélectionner un outil adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise tout en tenant compte des ressources et des outils déjà installés. Un bon logiciel de facturation peut contribuer à améliorer la gestion comptable, à réduire les risques de fraude et à optimiser les performances financières de l’entreprise.
Meilleure gestion comptable
La dématérialisation des factures contribue à l’amélioration du système de comptabilité d’une entreprise. En automatisant les processus de facturation et de suivi des paiements, elle permet aux entreprises de gagner en efficacité et en précision dans leur gestion financière. De plus, elle facilite l’accès aux données comptables, ce qui facilite l’analyse et la prise de décision.
Réduction du risque de fraude pouvant impacter votre entreprise
La transition vers la facture d’achat électronique offre aux sociétés une défense robuste contre les risques de fraude financière. En effet, les factures électroniques présentent une sécurité renforcée grâce à l’intégration de mesures de protection comme que la signature électronique, rendant leur falsification beaucoup plus difficile par rapport aux factures papier. De plus, la dématérialisation des factures améliore considérablement la traçabilité des transactions ce qui permet aux entreprises de suivre chaque étape du processus de facturation de manière transparente et efficace. Cette transparence accrue facilite la détection des activités frauduleuses, tandis que les logiciels spécialisés peuvent également analyser les données pour repérer les anomalies et les comportements suspects. Ainsi, en adoptant la facturation électronique, les entreprises renforcent leur sécurité financière et réduisent les risques de pertes liées à la fraude.
Comment mettre en place son projet de dématérialisation de factures ?
Pour mettre en place votre projet de dématérialisation des factures, il est essentiel de suivre quelques étapes clés. Tout d’abord, évaluez vos besoins spécifiques en termes de dématérialisation. Lors de cette étape, vous devez également lister les solutions déjà utilisées, en effet une solution logicielle peut se connecter à un logiciel de facturation par exemple. Ensuite, élaborez un plan de mise en œuvre détaillé, en impliquant les différentes parties prenantes de votre organisation. Assurez-vous de former votre personnel aux nouveaux processus et outils. Enfin, veillez à respecter les exigences légales et réglementaires en matière de dématérialisation des factures pour éviter tout risque de non-conformité.
La dématérialisation des factures grâce à Pepperbay
La réforme de la facturation correspond aux valeurs de Pepperbay : l’innovation, la sécurisation des données et la transparence. Pepperbay vous accompagne tout au long de votre projet de dématérialisation de factures, pour vous garantir une transition fluide et efficace.
L’expertise Pepperbay
Éditeur et développeur de solutions innovantes, Pepperbay est spécialisé dans le développement de logiciels de gestion et le développement sur mesure. De part son expertise, le groupe s’appuie sur des technologies avancées mais s’adapte également aux réglementations en vigueur. La sécurité est pour nous une priorité. C’est pourquoi les données de nos clients sont hébergées sur notre propre data center en France.
Digitalisation
Optimisation des processus grâce à l’automatisation, échange de documents simplifié par la centralisation sur une plateforme unique, amélioration du service client…. Opter pour une solution numérique est indispensable pour assurer la pérennité de votre entreprise
Chez Pepperbay, nous avons bien compris ces enjeux ! C’est pourquoi, notre équipe d’experts se tient à votre disposition pour comprendre vos défis métiers spécifiques et vous proposer la solution la mieux adaptée. Nos clients bénéficient ainsi de conseils avisés, d’un support réactif, de solutions évolutives et d’une protection hautement sécurisée de leurs données