Les ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI en français (progiciel de gestion) sont essentiels pour gérer les processus internes d’une entreprise. Ils permettent la centralisation des services comme la gestion des stocks, la comptabilité et les ventes. Cependant, avec le temps et en raison de l’évolution de l’entreprise, ces systèmes peuvent devenir obsolètes ou inadaptés. Changer d’ERP est une décision stratégique qui nécessite une bonne préparation.
Dans cet article, les experts de Pepperbay, éditeur de logiciels de gestion, expliquent quand et pourquoi changer d’ERP.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Définition
Un ERP est un logiciel intégré qui centralise la gestion des processus d’une entreprise. Il collecte et regroupe les données des différents départements (finances, ventes, ressources humaines, production, etc.), tout en automatisant de nombreuses tâches pour optimiser la prise de décision et renforcer la collaboration entre les équipes.
À quoi ça sert ?
Un ERP sert à optimiser les processus internes, améliorer la gestion des ressources, et garantir une meilleure visibilité sur les données de l’entreprise. Il permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines, et de mieux gérer les ressources de l’entreprise.
Pour qui ?
L’ERP est utilisé par les entreprises de tous secteurs d’activité. Il est particulièrement utile pour celles ayant des besoins complexes ou des processus multiples (entreprises de négoce, du secteur de gros, et celles engagées dans l’import-export, commerce…)
les avantages d’un ERP
Les avantages d’un ERP sont nombreux et apportent des bénéfices significatifs à l’entreprise et à l’ensemble des collaborateurs. En effet, en automatisant les processus, il permet un gain de temps considérable tout en réduisant les risques d’erreurs humaines, généralement coûteuses. En outre, la centralisation des données offre une source unique d’informations fiables et accessibles en temps réel. Cela facilite la prise de décisions pour les équipes dirigeantes et les collaborateurs. De plus, un ERP améliore l’efficacité globale en optimisant l’utilisation des ressources, qu’il s’agisse des finances, du matériel ou des collaborateurs eux-mêmes, tout en contribuant à une meilleure maîtrise des coûts.
ERP : Signes d’obsolescence et les raisons de changer
Un ERP peut être un atout majeur pour une entreprise. Cependant, comme pour tout outil technologique, il arrive qu’un système ERP ne réponde plus aux attentes de l’entreprise où aux évolutions du marché. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette inadéquation. Voici quelques signes qui montrent qu’il est peut-être temps d’envisager un changement d’ERP.
L’ERP ne répond plus aux besoins d’une entreprise en pleine évolution
Au fil du temps, les besoins de l’entreprise évoluent avec son développement et l’évolution de son marché. L’ERP actuel peut devenir inadapté pour gérer des filiales supplémentaires, intégrer de nouveaux marchés ou encore accompagner une diversification des produits et services. Si les processus deviennent trop complexes à gérer avec le système existant, cela peut freiner la croissance de l’entreprise. Il est donc judicieux de se tourner vers un nouvel outil.
Le système est technologiquement dépassé
Un ERP ancien peut manquer d’interopérabilité avec des outils modernes comme les CRM, les plateformes e-commerce ou les outils d’analyse de données. Cette incompatibilité peut compliquer les échanges avec vos partenaires et clients. De plus, un ERP obsolète n’est souvent pas conçu pour intégrer facilement des technologies récentes comme le cloud, l’intelligence artificielle ou l’IoT, limitant ainsi l’agilité de l’entreprise face aux évolutions technologiques. Or, pour rester compétitif sur le marché, il est indispensable de s’adapter.
L’ERP devient un risque en termes de sécurité et de conformité
Avec l’augmentation des cyberattaques, un ERP obsolète peut représenter une faille majeure pour la sécurité des données sensibles. Par ailleurs, il peut être incapable de répondre à de nouvelles réglementations et normes spécifiques à certains secteurs, exposant l’entreprise à des sanctions ou à une perte de confiance de ses partenaires.
Les collaborateurs rencontrent des difficultés avec le système actuel
Un ERP peu ergonomique ou devenu complexe peut ralentir le travail quotidien des collaborateurs. Le manque d’automatisation les oblige à réaliser des tâches répétitives manuellement, ce qui impacte leur productivité. De plus, un tel système est généralement mal adapté aux nouvelles méthodes de travail, comme le télétravail ou la mobilité. Il devient alors essentiel de privilégier une solution en mode SaaS (Software as a Service), accessible partout et à tout moment. Un mode hors ligne peut également être un atout, notamment pour les équipes travaillant dans des zones sans connexion, comme les entrepôts.
Les coûts de maintenance deviennent trop élevés
Un ancien ERP nécessite souvent des investissements importants pour son maintien en fonctionnement : mises à jour coûteuses, support technique peu réactif, ou absence d’évolutions régulières. À long terme, ces coûts indirects peuvent surpasser les bénéfices apportés par l’ERP, rendant le système économiquement non viable pour l’entreprise.
Comment réussir le changement d’ERP ? Les étapes à suivre
Le changement d’ERP est une transformation importante pour une entreprise. Pour garantir son succès, il est essentiel de bien s’organiser, de définir des objectifs clairs et de suivre des étapes structurées.
Audit et objectifs
L’analyse de votre ERP actuel et vos processus est indispensable. Cet audit permet de repérer les forces, les faiblesses et les besoins des équipes métiers. Vous pourrez ainsi fixer des objectifs précis, comme améliorer la productivité, réduire les coûts ou renforcer la sécurité de l’organisation.
Rédiger un cahier des charges
Cette étape est indispensable pour structurer le projet et servir de guide tout au long de sa réalisation. Elle doit préciser :
- Les besoins métiers et les fonctionnalités attendues.
- Les contraintes techniques, budgétaires et de délais.
- Les critères pour choisir l’ERP et l’intégrateur.
- Un cahier des charges clair permet à tous les acteurs du projet d’être alignés sur les priorités.
Choisir la bonne solution ERP
La large sélection de logiciels disponibles sur le marché rend le choix particulièrement difficile. C’est pourquoi, vous devez prendre le temps de comparer les offres existantes. Analysez les différentes options disponibles et sélectionnez un ERP qui répond aux besoins définis au préalable. Il est important aussi d’impliquer les équipes métiers dans ce choix pour vous assurer que la solution soit adaptée. Il est recommandé de prioriser une solution évolutive, comme un ERP en mode SaaS, qui pourra accompagner les transformations futures de l’entreprise.
Organiser et planifier le projet
Formez une équipe projet composée d’experts métiers, de la DSI et d’un chef de projet. Élaborez un calendrier clair qui détaille les étapes du projet : audit, configuration, migration, formation et déploiement. Prévoyez également les ressources nécessaires pour chaque phase.
Former et accompagner les collaborateurs
La formation des utilisateurs est cruciale pour réussir une transformation, surtout lorsqu’il s’agit d’une nouvelle solution informatique. Pour cela, organisez des sessions adaptées à chaque profil et service concerné (opérationnel, manager, technique). Précisez clairement les bénéfices de l’ERP et accompagnez vos équipes pour les aider à s’approprier le nouvel outil.
Tester et valider avant le déploiement
Avant de lancer l’ERP, effectuez des tests en conditions réelles pour déceler d’éventuels problèmes. Vérifiez aussi que la migration des données s’effectue correctement. Cela assure un bon fonctionnement avant le déploiement officiel.
Suivre et maintenir le nouvel ERP
Après le déploiement informatique, il est utile de suivre les performances de l’ERP afin de s’assurer qu’il répond aux objectifs fixés à la première étape. En effet, une maintenance régulière permet de garantir sa pérennité, tandis que les retours des utilisateurs offrent des pistes d’amélioration en continu. Aussi, entretenir un contact avec l’éditeur du logiciel peut également s’avérer précieux. Il est souvent en mesure de fournir des conseils utiles pour optimiser l’utilisation du système.
Exemple : une solution ERP pour le négoce et l’import-export
Pour les entreprises de négoce, du secteur de gros et de l’import-export, un ERP spécifique peut être nécessaire pour répondre aux particularités de ces secteurs. TRAD.EASY, édité par Pepperbay, est un logiciel ERP conçu pour ces industries. Ce système propose des fonctionnalités adaptées à la gestion des stocks, des achats, des ventes, de la gestion des fournisseurs et des transactions internationales.
Pourquoi choisir TRAD.EASY ?
TRAD.EASY permet aux entreprises de négoce et d’import-export de centraliser leurs processus tout en simplifiant la gestion des flux logistiques et commerciaux. Avec des fonctionnalités adaptées, comme la gestion des devis et factures, la gestion des stocks et des achats internationaux, ce logiciel ERP est une solution idéale pour optimiser les opérations et gagner en efficacité. Ce logiciel présente plusieurs avantages : il est adapté au secteur du négoce et de l’import-export, modulable et flexible pour s’ajuster aux besoins de chaque entreprise, et permet un gain d’efficacité grâce à l’automatisation des tâches et à la centralisation des informations.