À partir du 1er juillet 2024, la facture électronique devient obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Si cette réforme est un changement de paradigme dans la vie économique des entreprises, la dématérialisation des documents n’est pas un phénomène nouveau et se développe dans de nombreux services et administrations.
Mais concrètement, en quoi consistent les obligations de cette réforme ? L’équipe Pepperbay, entreprise spécialisée dans l’édition de logiciel et du développement sur mesure, vous répond.
Les nouvelles obligations pour la dématérialisation des factures
Tout d’abord, une e-facture permet de digitaliser l’ensemble du cycle de vie d’une facture. Ainsi, la facturation électronique consiste à éditer, transmettre, intégrer dans la comptabilité et archiver des factures sous format numérique plutôt que sur papier ou sous format PDF ordinaire. Sa généralisation pour les entreprises assujetties à la TVA fait l’objet d’une obligation légale et suit différentes étapes.
Pourquoi dématérialiser les factures ?
Ces dernières années, plusieurs pays ont adopté l’e-facturation pour lutter contre la fraude à la TVA. En effet, à l’échelle européenne, le manque à gagner représente plus de 50 milliards d’euros. De plus, ce type de fraude engendre une diminution artificielle des prix et fausse les règles de concurrence. Les objectifs de l’Etat sont donc de contrôler la TVA, de centraliser, simplifier et sécuriser les factures.
Les dates clés de la dématérialisation des factures en France
La dématérialisation des factures s’inscrit dans un processus mondial. En effet, la e-facture est déjà en place dans plusieurs pays. En France, cette réforme s’effectuera progressivement en suivant le calendrier fixé par la loi de finance de 2020.
À partir de 1 er juillet 2024 : Les entreprises assujetties à la TVA devront être aptes à recevoir la facture électronique des fournisseurs dans leur système de gestion de comptabilité ou commerciale. En parallèle, les grande entreprises devront émettre des factures électroniques
À partir du 1er juillet 2025, les entreprises de tailles intermédiaires (ETI) devront émettre des factures électroniques.
À partir du 1er juillet 2026, les PME et TPE devront émettre des e-factures.
Pour anticiper la généralisation de la facturation électronique, une phase pilote sera proposée entre janvier 2024 et juin 2024. Cet accompagnement permettra aux entreprises de tester le dispositif de numérisation dans des conditions réelles.
Émission et conformité des factures
L’émission des factures
Les modalités d’émission sont définies par la loi. Les entreprises assujetties à la TVA doivent ainsi à recourir à des plateformes de dématérialisation et des portails réglementés.
Chorus pro
Lancé en 2020, ce portail facilite les échanges de factures électroniques entre les entreprises et le secteur public. À partir du 1er juillet 2024, il sera également utilisé pour les échanges de factures entre entreprises.
Le Portail Public de facturation (PPF)
Il s’agit d’une plateforme développé par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE), cet outil est mis à disposition gratuitement par l’État, ce service permet aux entreprises assujetties à la TVA de transitionner vers la facturation électronique dès maintenant.
Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Les entreprises ont la possibilité d’utiliser des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pour leurs procédures d’e-invoicing et d’e-reporting. Alternatives aux plateformes PPF, les plateformes de dématérialisation doivent être immatriculées par la DGFiP et conforme au cahier des charges établi par cette dernière.
La conformité des factures
Plusieurs formats de facturation seront proposés pour le déploiement de la facture électronique :
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L’Échange de Formulaires Informatisé (EFI)
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L’Échange de Données Informatisé (EDI)
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Le PDF embarquant des données structurées
La mise en conformité de la facture nécessite d’informer les services concernés par ce changement (comptabilité/finance, service juridique, commerce…). Pour préparer l’ensemble de vos collaborateurs, vous pouvez mettre en place des formations ou un accompagnement interne.
Sécurisation et archivage des factures
Sécurisation des factures
Deux procédés existent pour assurer la sécurisation des factures, la signature électronique et le cachet électronique qualifié.
La signature électronique qualifiée est une méthode avancée de sécurisation des documents électroniques. Elle permet d’identifier de manière fiable le signataire d’un document et garantit l’intégrité de son contenu.
Le cachet électronique qualifié vise à garantir l’authenticité et l’intégrité des factures électroniques en certifiant l’origine du document. Il confirme que le créateur du cachet est bien la source légitime du document.
Archivage des factures
Les factures électroniques devront obligatoirement être archivées dans leur format informatique original.
Ainsi, lorsqu’une facture est déposée sur Chorus Pro, elle est stockée dans ATLAS, un système d’archivage de la DGFiP (direction générale des finances publiques). Les factures y seront stockées 10 ans et seront accessibles aux fournisseurs depuis la plateforme.
Pour archiver ses factures électroniques, l’entreprise doit respecter 3 critères essentiels : l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité.
E-reporting de facturation et conformité fiscale
L’e-reporting est un dispositif complémentaire à la facture électronique. Il implique la transmission de données non concernées par la facturation aux autorités fiscales.
L’obligation de e-reporting concerne les situations suivantes :
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les opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers,
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les transactions B2B à l’international,
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les données de paiement relatives à la vente de prestations de services.
La fréquence des flux e-reporting est définie en fonction du régime de TVA d’une entreprise. Ensuite, la plateforme d’émission choisie par l’entreprise (PPF ou PDP) transmet ces flux à destination de l’administration fiscale.
La mise en place du e-reporting suit le même calendrier que celui adopté pour la mise en place de la facture électronique. Il est défini par la loi finance de 2020.
Contrôler la TVA des factures
Le contrôle de la TVA des factures consiste à vérifier si les montants facturés sont corrects et conformes à la réglementation fiscale en vigueur.
Ainsi, il est recommandé de mettre en place des procédures internes de contrôle et d’utiliser des outils informatiques ou une solution de gestion pour faciliter et automatiser ce processus de vérification de la TVA des factures et limiter le risque d’erreurs.
Les avantages de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
La digitalisation des factures est une solution qui offre de multiples avantages aux acteurs concernés, qu’ils s’agissent des fournisseurs, des clients ou de l’entreprise.
Réduction des coûts
Avec la dématérialisation, vous éliminez le papier en circulation ainsi que les coûts associés. Vous améliorez vos processus grâce à l’uniformisation des pratiques comptables.
Gain de temps et réduction des délais
L’automatisation de tâches administratives répétitives vous permet de gagner du temps. Votre entreprise peut se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et être plus productive et ainsi réduire les délais des commandes.
Amélioration de la relation avec vos fournisseurs et client
Grâce à la dématérialisation des factures, vos fournisseurs et vos clients ont davantage de transparence sur le statut du paiement de leurs factures. Vous facilitez le traitement des litiges et renforcez la satisfaction client et fournisseur.
Sécurisation des données
La sécurisation des données est un des avantages majeurs de cette réforme. D’une part, le numérique évite les risques des pertes définitives de documents papier. D’autre part, la gestion des factures via des solutions électroniques permet de gérer les accès et les droits de certains documents. Les données de vos clients et fournisseurs sont ainsi sécurisées.
Préparer sa transition avec Pepperbay
La réforme de la facturation correspond aux valeurs de Pepperbay : l’innovation, la sécurisation des données et la transparence. Notre équipe d’experts se tient prête pour garantir votre conformité via l’utilisation de nos solutions.